اسم المشروع:
منصة إدارة سير العمل Workflow – شركة دوام الدولية
القطاع:
التجارة العامة والاستيراد والتصدير
الخدمات المقدمة:
- بناء المنصات الرقمية Platform
- تكامل الأنظمة Integration Systems
- بناء واجهات التطبيقات البرمجية APIs
- بناء لوحة بيانات Dashboard
عن المشروع
شركة تعمل في مجال الاستيراد والتصدير من وإلى الصين والأسواق العالمية الأخرى ، كانت كثير من مهام العمل اليومية تدار يدوياً ، مثل البحث عن عروض أسعار من المصانع الصينية ، وإرسالها عبر البريد الإلكتروني أو الواتساب إلى العملاء ، ومتابعة التعديلات على المواصفات ومتابعة الدفعات المالية.
تم تحويل هذا العمل بالكامل إلى إجراءات عمل منظمة ، ومن ثم تحويلها إلى منصة رقمية.
التحدي
كان التحدي الأول هو اعتماد نظام عمل إداري يتفق عليه جميع أعضاء الفريق ، بإجراءات محددة ومتتابعة وفق صلاحيات كل عضو من أعضاء الفريق.
والتحدي الثاني هو تحويل إجراءات العمل هذه إلى منصة إلكترونية ، بنفس الإجراءات المتتاعة وبنفس الصلاحيات لكل عضو.
والتحدي الثالث، تقبّل العميل لهذه المنصة ورفع طلباته عليها
الحل الذي قدمناه
قمنا ببناء منصة رقمية ، يمكن من خلالها إنشاء عروض أسعار وإرسالها للعملاء ، ومتابعة طلباتهم ، وإدارة الموافقات الإدارية على الطلبات.
كما قمنا بإنشاء تطبيقات للأجهزة الذكية لأنظمة iOS و Android وربطها بالمنصة عبر APIs ، لتسهّل على العملاء عملية إرسال طلبات عروض الأسعار ، ومتابعتها ، وإجراء الدفع الإلكتروني.
كما ساهمة لوحة البيانات Dashboard في توضيح الرؤية بشكل آني لإدارة المشروع من أجل تسهيل عملية اتخاذ القرارات بثقة أكبر.
كان الوقت المقرر لتنفيذ المشروع هو 6 أشهر ، وقد تم تنفيذه خلال 3 أشهر وذلك بتوفيق الله أولاً ، ثم العمل مع فريق الشركة على وضع إجراءات العمل المنظمة التي سهّلت تحويلها إلى نظام إلكتروني في وقت وجيز.
النتائج
- اختصار الكثير من الجهود التشغيلية لتوفير الوقت ورفع الكفاءة والأداء
- التخزين المركزي لطلبات العملاء مما يساهم في سهولة متابعتها والرجوع لها